Betriebsprüfung: Aktuelle Urteile des BFH zur Vorlage von E-Mails sowie zur Schätzungsbefugnis

Der Besuch der Betriebsprüfung sorgt selten für Freude, denn diese
bietet Konfliktpotenzial zwischen der Finanzverwaltung und den Steuerpflichtigen. Insbesondere in Bezug auf den Umfang der Mitwirkungspflichten und die Bereitstellung relevanter Unterlagen durch den Steuerpflichtigen sowie das Recht der Betriebsprüfung, die steuerlichen Grundlagen durch Schätzung zu ermitteln, wenn die Buchführung unvollständig oder fehlerhaft ist, kommt es häufig zu Auseinandersetzungen. Der BFH äußerte sich zuletzt zu diesen zwei Themen.

1. Vorlage von E-Mails im Rahmen der Betriebsprüfung

Ausgangsfall des BFH-Urteils vom 30.04.2025, XI R 15/23 war die Anforderung des Außenprüfers von sämtlichen verrechnungspreisrelevanten E-Mails sowie eines Verzeichnisses über alle E-Mails des Steuerpflichtigen (sogenanntes Gesamtjournal). Hiergegen wehrte sich der Steuerpflichtige mittels Einspruchs und Klage.

Der BFH bestätigte in seinem Urteil, dass E-Mails kaufmännische Handels‑ oder Geschäftsbriefe im Sinne von § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO sein können – also aufbewahrungspflichtige Unterlagen. E‑Mails, die für die Verrechnungspreisdokumentation relevant sind, fallen zudem unter § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO („sonstige Unterlagen“) und sind damit ebenfalls aufbewahrungspflichtig. Im Rahmen einer Außenprüfung darf die Finanzverwaltung grundsätzlich die Vorlage aller E‑Mails mit steuerlichem Bezug verlangen. Allerdings darf nicht verlangt werden, dass ein vollständiges „Gesamtjournal“ über alle E‑Mails – auch solche ohne steuerlichen Bezug – vom Steuerpflichtigen neu erstellt wird. Ein solches Verlangen fehlte an Rechtsgrundlage.

Da diese Pflichten auch für Sachverhalte außerhalb der Verrechnungspreisdokumentation zutreffen können, hat das Urteil für Unternehmen folgende Bedeutung:

• E‑Mails und andere digitale Kommunikation, die bei Vorbereitung, Durchführung oder Abwicklung von Geschäfts‑ oder Handelsvorgängen anfallen, müssen entsprechend aufbewahrt werden.
• Steuerpflichtige haben das Recht, nicht steuerlich relevante E‑Mails vorab auszuschließen („Erstqualifikationsrecht“).
• Gleichzeitig dürfen Finanzbehörden nicht pauschal verlangen, dass sämtliche E‑Mails – auch ohne erkennbaren steuerlichen Bezug – offengelegt oder gesammelt werden müssen.

2. Schätzungsbefugnis der Betriebsprüfung

Mit seinem Urteil vom 18.06.2025 (X R 19/21) hält der BFH u. a. folgende Leitsätze fest:

• Kassenmängel rechtfertigen Schätzung: Liegen schwerwiegende Mängel in der Kassenführung vor (z. B. fehlende Einzelaufzeichnungen, keine täglichen Kassenberichte), darf die Finanzverwaltung die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO).
• Richtsatzschätzung nicht automatisch geeignet: Die Anwendung der amtlichen Richtsatzsammlung ist nur zulässig, wenn keine betriebsspezifischere Methode möglich ist. Die Finanzverwaltung muss im Einzelfall darlegen, warum diese Schätzungsmethode gewählt wurde.
• Kritik an Richtsätzen: Der BFH äußert Zweifel, ob die Richtsätze in ihrer derzeitigen Form eine verlässliche und methodisch tragfähige Schätzungsgrundlage bieten, insbesondere wegen fehlender wissenschaftlicher Fundierung.

Der BFH hat das Urteil in seiner Vorinstanz aufgehoben und zur erneuten Prüfung zurückverwiesen, weil das FG seine Schätzungsmethode unzureichend begründet hatte. Die Finanzverwaltung muss künftig begründen, warum sie sich für oder gegen bestimmte Schätzungsmethoden (z. B. Richtsatz, Nachkalkulation, Geldverkehrsrechnung) entscheiden. Wer seine Buchführungs- oder Kassenpflichten verletzt, trägt die Beweislast für die Richtigkeit seiner Angaben – auch wenn Zweifel an der Schätzungsmethode bestehen.

3. Fazit

Die Urteile des BFH machen erneut deutlich, wie wichtig eine sorgfältige Vorbereitung auf Außenprüfungen sowie die fortlaufende Einhaltung steuerlicher Pflichten sind. Andernfalls kann es im Rahmen der
Außenprüfung zu Unstimmigkeiten führen.

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