Der Dienstwagen aus arbeitsrechtlicher Sicht

Unter „Dienstwagen“ wird ein Fahrzeug verstanden, das der Arbeitgeber dem Mitarbeiter zur Nutzung zur Verfügung stellt. Ein Anspruch auf Überlassung eines Dienstwagens besteht nur, wenn eine entsprechende vertragliche Einigung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zustande gekommen ist. Anspruchsgrundlage ist regelmäßig eine Dienstwagenklausel im Arbeitsvertrag oder ein eigenständiger bzw. ergänzender Dienstwagenüberlassungsvertrag. Aktuelle Entscheidungen des BAG zum Widerruf der Dienstwagenüberlassung bei Freistellung nach Ausspruch einer Kündigung, des LAG Hessen zur Dienstwagennutzung nach Ablauf des Entgeltfortzahlungszeitraums sowie des LAG Köln zum Schadensersatzanspruch des Arbeitgebers bei Rückgabe eines beschädigten und verschmutzten Dienstwagens zeigen, dass der Dienstwagen immer wieder Gegenstand arbeitsgerichtlicher Auseinandersetzungen ist.

1. Überlassungsvereinbarung

In der Vereinbarung über die Dienstwagenüberlassung ist mindestens zu regeln, welchen Dienstwagen der Mitarbeiter beanspruchen kann. Zur Vermeidung von Unklarheiten bzw. Streitigkeiten sollte möglichst konkret festgelegt werden, welche Pkw-Kategorie (Fabrikat, Typ, Ausstattung etc.) überlassen wird und wer die Auswahl des Dienstwagens vornimmt (Arbeitgeber oder Arbeitnehmer). Arbeitgeber und Mitarbeiter sind darin frei, den Umfang der Nutzungsmöglichkeit festzulegen, also eine ausschließlich dienstliche Nutzung oder eine private und dienstliche Nutzung zu vereinbaren. Ohne Gestattung der Privat-
nutzung darf der Mitarbeiter den Dienstwagen nur auf Dienstfahrten benutzen, wobei ein Anspruch auf Privatnutzung auch durch konkludentes Verhalten begründet werden kann (LAG Rheinland-Pfalz vom 19.11.1996 – 4 Sa 733/96).

Insbesondere bei Befugnis zur Privatnutzung ist dringend zu raten, auch bei Existenz einer Dienstwagenklausel im Arbeitsvertrag ausführliche schriftliche Verträge über die Dienstwagenüberlassung zu schließen. Darin sollten auch weitere Punkte wie beispielsweise die Pflichten des Mitarbeiters im Zusammenhang mit Inspektionen und Reparaturen, ein Verbot der Überlassung des Dienstwagens an Dritte sowie Haftungsfragen geregelt werden. Auch eine Vereinbarung, dass der Mitarbeiter z. B. bei längeren Urlaubsfahrten die Kraftstoffkosten selbst trägt, ist denkbar.

2. Vergütungscharakter

Die Überlassung eines Dienstwagens auch zur privaten Nutzung stellt einen geldwerten Vorteil in Form eines Sachbezugs dar, der vom Mitarbeiter zu versteuern ist (BFH vom 6.10.2011 – VI R 56/10). Die Privat-
nutzung des Dienstwagens ist damit steuer- und sozialabgabenpflichtiger Teil des geschuldeten Arbeitsentgelts und hat Vergütungscharakter. Die Gebrauchüberlassung ist regelmäßig zusätzliche Gegenleistung für die geschuldete Arbeitsleistung (BAG vom 21.3.2012 – 5 AZR 651/10).

Üblich ist die Ermittlung des geldwerten Vorteils für die Besteuerung und daran anknüpfend für die Beitragspflicht in der Sozialversicherung nach der sog. Pauschalmethode, bei der als monatlicher Nutzungsvorteil für die reinen Privatfahrten 1 % des auf volle 100,00 € abgerundeten Bruttolistenpreises zuzüglich für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer in Ansatz gebracht werden. Die Bewertung der Privatnutzung kann aber auch auf Basis des Einzelnachweisverfahrens, dass ein individuell geführtes Fahrtenbuch voraussetzt, erfolgen.

Aufgrund des Vergütungscharakters besteht das Recht zur privaten Nutzung auch bei Arbeitsabwesenheit in den Zeiträumen weiter, für die der Arbeitgeber das Entgelt fortzahlen muss, z. B. bei Erholungsurlaub und Arbeitsunfähigkeit bis zum Ablauf der Entgeltfortzahlungsfrist (BAG vom 14.12.2010 – 9 AZR 631/09). Dasselbe gilt auch für die Beschäftigungsverbote der §§ 3 Abs 1, 4 MuSchG und die Mutterschutzfristen der §§ 3 Abs 2, 6 Abs 1 MuSchG (BAG vom 11.10.2000 – 5 AZR 240/99). Demgegenüber besteht während der Elternzeit kein Anspruch auf Privatnutzung des Dienstwagens, da wegen des Ruhens des Arbeitsverhältnisses keine Arbeitsvergütung zu gewähren ist.

3. Widerruf/Widerrufsvorbehalt

Die Überlassung des Dienstwagens (auch) zur Privatnutzung kann durch einen vertraglichen Widerrufsvorbehalt eingeschränkt werden, insbesondere für Zeiten der Arbeitsabwesenheit. Im Übrigen kann die Überlassung des Dienstwagens nicht einseitig widerrufen, sondern nur durch Änderungskündigung oder Änderungsvereinbarung aufgehoben werden.

Für die Vereinbarung des Widerrufs der Privatnutzung in einem Formulararbeitsvertrag müssen die Widerrufsgründe im Vertrag konkret angegeben und sachlich gerechtfertigt sein (BAG vom 13.04.2010 – 9 AZR 113/09).

Eine in einem Formulararbeitsvertrag enthaltene Klausel, die eine jederzeitige Widerrufbarkeit der Privatnutzung vorsieht, hält einer Inhaltskontrolle (§§ 307 i.V.m. 308 Nr. 4 BGB) nicht stand und ist unwirksam (BAG vom 19.12.2006 – 9 AZR 294/06). Dasselbe gilt für einen an ausreichende Gründe geknüpften Widerrufsvorbehalt, wenn der geldwerte Vorteil mehr als 25 % des Gesamtverdienstes ausmacht (BAG vom 11.01.2006 – 5 AZR 721/05). Ein zulässiger Widerrufsgrund ist insbesondere eine (wirksame) Freistellung des Mitarbeiters nach Ausspruch einer Kündigung, wenn eine angemessene Auslauffrist gewahrt wird (BAG vom 21.3.2012 – 5 AZR 651/10). Nach einer aktuellen Entscheidung des BAG kann bei Anwendung der Pauschalversteuerung („1 %-Regelung“) der Widerruf der Privatnutzungsmöglichkeit während der Kündigungsfrist grundsätzlich nur zum Ende des Kalendermonats erfolgen, weil bei der Pauschalversteuerung die private Nutzung auch dann mit der vollen Monatspauschale zu versteuern ist, wenn der Mitarbeiter das Fahrzeug nicht im gesamten Kalendermonat nutzen kann; er hat deshalb ein anerkennenswertes Interesse daran, den Dienstwagen für den gesamten Monat privat nutzen zu können (BAG vom 12.02.2025 – 5 AZR 171/24).

4. Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall

Da die Gebrauchsüberlassung regelmäßig Teil der Arbeitsvergütung und damit zusätzliche Gegenleistung für die Arbeitsleistung ist, ist sie nur solange geschuldet, wie der Arbeitgeber Arbeitsentgelt leisten muss. Deshalb entfällt die Überlassung eines Dienstwagens zur Privatnutzung grundsätzlich, wenn der sechswöchige Entgeltfortzahlungsanspruch nach § 3 Abs. 1 EFZG ausläuft (BAG vom 14.12.2010 – 9 AZR 631/09). Aus diesem Grund ist nach einer aktuellen Entscheidung des LAG Hessen eine Klausel in allgemeinen Vertragsbedingungen, wonach der Arbeitnehmer nach Ablauf des sechswöchigen Entgeltfortzahlungszeitraums berechtigt ist, den Dienstwagen weiter zu nutzen, dafür aber verpflichtet ist, im Innenverhältnis zum Arbeitgeber die Leasingkosten zu tragen, wegen unangemessener Benachteiligung des Arbeitnehmers nach § 307 Abs. 1 S. 1 BGB unwirksam. Eine solche Klausel stellt eine Abweichung von dem gesetzlichen Grundsatz dar, wonach der Arbeitnehmer ohne Erbringung einer Arbeitsleistung auch keinen Lohn verlangen kann (§§ 3 Abs. 1 EFZG, 611a BGB), sodass der Arbeitgeber nach Ablauf des sechswöchigen Entgeltfortzahlungszeitraums im Grundsatz berechtigt ist, Lohnzahlungen einzustellen und das Dienstfahrzeug als Teil des Lohns zurückzufordern bzw. die private Nutzung zu untersagen. In einer solchen Klausel liegt daher eine unzulässige Abwälzung des Verwendungsrisikos des einmal angeschafften Dienstwagens auf den Mitarbeiter. Denn dem Mitarbeiter steht kein Wahlrecht zu, ob er auf die private Nutzung des Dienstwagens verzichten möchte oder ob er dies nicht will, dafür aber in wirtschaftlicher Hinsicht im Innenverhältnis zum Arbeitgeber die Leasingraten zahlen möchte (LAG Hessen vom 16.05.2025 – 10 SLa 1164/24).

Grundsätzlich haben arbeitsunfähige Arbeitnehmer nach Ablauf des sechswöchigen Entgeltfortzahlungszeitraums keinen Anspruch auf Weitergewährung eines auch zur privaten Nutzung überlassen Dienstwagens, sodass der Arbeitgeber den Dienstwagen entschädigungslos zurückfordern kann. Allein aus der Tatsache, dass der Arbeitgeber das Auslaufen der Entgeltfortzahlung nicht zum Anlass nimmt, den überlassenen Dienstwagen zurückzufordern, kann noch nicht auf ein entsprechendes (konkludentes) Angebot auf Weitergewährung der Privatnutzung des Dienstwagens geschlossen werden (BAG vom 14.12.2010 – 9 AZR 631/09) und damit auch nicht auf die (konkludente) Vereinbarung einer Kostentragungspflicht durch die Mitarbeiter durch Fortsetzung der Privatnutzung.

5. Mutterschutz

Für die Zeit der sechswöchigen Schutzfrist vor der Entbindung sowie der achtwöchigen Schutzfrist nach der Entbindung gemäß § 3 MuSchG besteht kein Vergütungsanspruch, sondern ein Anspruch auf Mutterschaftsgeld gemäß § 19 Abs. 1 MuSchG i.V.m. § 24i SGB V sowie ein Anspruch auf einen Zuschuss des Arbeitgebers zum Mutterschaftsgeld gemäß § 20 MuSchG in Höhe des Unterschiedsbetrags zwischen dem Mutterschaftsgeld in Höhe von höchstens 13 Euro je Kalendertag und dem um die gesetzlichen Abzüge verminderten durchschnittlichen
kalendertäglichen Arbeitsentgelt der letzten drei abgerechneten
Kalendermonate vor Beginn der Schutzfrist vor der Entbindung. Darf eine Frau wegen eines Beschäftigungsverbots gemäß den §§ 11, 12 und 16 MuSchG außerhalb der Mutterschutzfristen vor und nach der Entbindung nicht beschäftigt werden, besteht Anspruch auf Mutterschutzlohn gemäß § 18 S. 1 MuSchG. Als Mutterschutzlohn wird das durchschnittliche Arbeitsentgelt der letzten drei abgerechneten Kalendermonate vor dem Eintritt der Schwangerschaft gezahlt, § 18 S. 2 MuSchG. Sachbezüge, wie etwa die Überlassung eines Dienstwagens zum privaten Gebrauch, gehören zum Mutterschutzlohn gemäß § 18 S. 1 MuSchG.

Nach Auffassung des BAG besteht der Anspruch auf die Privatnutzung des Dienstwagens bei einem unwiderruflich überlassenen Dienst
wagen nicht nur während eines Beschäftigungsverbotes, sondern regelmäßig auch während der Mutterschutzfristen. Der Begriff des durchschnittlichen Arbeitsentgelts im Sinne von § 20 Abs. 1 S. 2 MuSchG hat den gleichen Inhalt wie der Begriff des durchschnittlichen Arbeitsentgelts in § 18 S. 2 MuSchG. Der Anspruch auf Überlassung eines Dienstwagens zum privaten Gebrauch besteht daher auch auf der Grundlage von § 20 Abs. 1 S. 2 MuSchG fort. Der „Unterschiedsbetrag“ im Sinne von § 20 Abs. 1 S. 2 MuSchG umfasst auch die Weitergewährung eines bisherigen Sachbezugs (BAG vom 11.10.2000 – 5 AZR 240/99).

6. Altersteilzeit

Zu der Frage, ob der Arbeitgeber auch während der Freistellungsphase einer Altersteilzeit (im „Blockmodell“) die Überlassung eines Dienst-
wagens zur privaten Nutzung schuldet, gibt es unterschiedliche Rechtsprechung. Nach Auffassung der 11. Kammer des LAG Rheinland-Pfalz (LAG Rheinland-Pfalz vom 14.04.2005 – 11 Sa 745/04) ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, dem Arbeitnehmer auch in der Freistellungsphase einer Altersteilzeit einen Dienstwagen zur Verfügung zu stellen, weil der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer während der Arbeitsphase den Entgeltbestandteil „Gewährung eines Dienstwagens auch zur privaten Nutzung“ (anders als die übrigen Vergütungsbestandteile) nicht nur anteilsmäßig, sondern in vollem Umfang gewährt (LAG Rheinland-Pfalz vom 14.04.2005 – 11 Sa 745/04). Demgegenüber gilt nach Auffassung der 5. Kammer des LAG Rheinland-Pfalz eine Dienstwagenvereinbarung auch in der Freistellungsphase der Altersteilzeit, wenn die Arbeitsvertragsparteien die Privatnutzung eines Dienstwagens vereinbaren, ohne einen Widerrufsvorbehalt oder eine andere Rücknahmemöglichkeit zu regeln, um den Vertrag an die Teilzeitsituation anzupassen. Ob die Reduzierung der Arbeitszeit einen Widerrufsgrund darstellt, hat das LAG Rheinland-Pfalz ausdrücklich offengelassen (LAG Rheinland-Pfalz vom 12.03.2015 – 5 Sa 565/14). Nach Auffassung des LAG Hessen besteht eine Rückgabeverpflichtung, wenn für den Fall der Passivphase der Altersteilzeit ein Widerrufsvorbehalts vereinbart worden ist (LAG Hessen vom 05.02.2015 – 19 Sa 1093/14). Das LAG Köln hat entschieden, dass die Vereinbarung einer automatischen Rückgabepflicht mit Beginn der Freistellung im Rahmen der Altersteilzeit wirksam ist, weil in der Freistellungsphase ein Dienstwagen vom Mitarbeiter in der Regel nicht mehr im Interesse des Arbeitgebers eingesetzt werden kann und insbesondere mangels Arbeitsleistung auch keine Dienstfahrten mehr zu verrichten sind. Aufgrund der (wirksamen) Rückgabeverpflichtung steht dem Mitarbeiter auch keine Nutzungsausfallentschädigung zu (LAG Köln vom 26.01.2022 – 11 Sa 480/21).

7. Sabbatical

Die bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils nach der üblichen Pauschalmethode stets „volle“ Berücksichtigung des geldwerten Vorteils bedeutet, dass bei Überlassung eines Dienstwagens auch für private Fahrten in der Arbeitsphase eines Sabbaticals nichts für die Freistellungsphase „angespart“ wird. Vielmehr wird dieser geldwerte Vorteil und Sachbezug – trotz Teilzeitbeschäftigung – vom Arbeitgeber in vollem Umfang gewährt und damit auch bereits in der Arbeitsphase voll versteuert und verbeitragt. Im Hinblick auf die private Nutzung des Dienstwagens wird also nichts, auch nicht anteilig, in das Wertgut-
haben eingebracht.

Da in der Freistellungsphase lediglich das durch Vorleistung „angesparte“ Wertguthaben sukzessive ausgezahlt wird, stellt sich auch in diesem Zusammenhang die Frage, ob der Arbeitgeber während der Freistellungsphase eines Sabbaticals die Überlassung eines Dienstwagens zur privaten Nutzung schuldet. Hierzu gibt es, soweit ersichtlich, bislang noch keine einschlägige Rechtsprechung. Zu der vergleichbaren Konstellation im Rahmen eines Altersteilzeitverhältnisses existieren unterschiedliche Auffassungen in der Rechtsprechung.

8. Nutzungsausfallentschädigung

Kommt der Arbeitgeber seiner Vertragspflicht, dem Arbeitnehmer die Nutzung des Dienstwa-gens zu Privatzwecken weiter zu ermöglichen, zu Unrecht nicht nach, wird die Leistung wegen Zeitablaufs unmöglich, sodass der Arbeitgeber nach § 275 Abs. 1 BGB von der Leistungspflicht befreit wird. Der Arbeitnehmer hat in diesem Fall nach § 280 Abs. 1 S. 1 BGB i.V.m. § 283 S. 1 BGB einen Anspruch auf Ersatz des hierdurch verursachten Schadens. Zur Berechnung des Schadens ist eine Nutzungsausfallentschädigung auf der Grundlage der steuerlichen Bewertung der privaten Nutzungsmöglichkeit mit monatlich 1 % des Listenpreises des Kraftfahrzeugs im Zeitpunkt der Erstzulassung anzusetzen (BAG vom 21.03.2012 – 5 AZR 651/10).

9. Schadenersatz

Bei Schäden im Rahmen einer dienstlichen Nutzung gelten die Grundsätze des innerbetrieblichen Schadensausgleichs bei betrieblich veranlasster Tätigkeit, also insbesondere eine Haftungsprivilegierung für normale Fahrlässigkeit. Demgegenüber haftet der Mitarbeiter für Schäden, die im Rahmen einer Privatnutzung entstehen, nach den allgemeinen zivilrechtlichen Haftungsgrundsätzen, also insbesondere auch bei Fahrlässigkeit voll; dies gilt auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.

Nach einer aktuellen Entscheidung des LAG Köln ist der Mitarbeiter bei Überlassung eines Dienstwagens für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb unter anderem verpflichtet, den Arbeitgeber über Unfälle und auftretende Mängel unverzüglich zu informieren, damit dieser die notwendigen Maßnahmen in die Wege leiten kann (z. B. Mängelbeseitigung, Ausübung von Gewährleistungsansprüchen, Information von Versicherungen). Zu den Pflichten des Mitarbeiters gehört es auch, den ihm überlassenen Dienstwagen pfleglich zu behandeln und keine Schäden zu verursachen, die über die üblichen Gebrauchsspuren hinausgehen. Bei längerem Gebrauch eines Kraftfahrzeuges liegt es in der Natur der Sache, dass im Laufe der Zeit Gebrauchsspuren eintreten. Hierzu gehören im Innenraum beispielsweise kleinere Kratzer, Abnutzungen am Lenkrad und an den Sitzflächen.

Demgegenüber gehen starke Verschmutzungen, Beschädigungen wie Brandlöcher, Risse oder Geruchsbelästigungen über den alltäglichen Gebrauch hinaus. Insbesondere darf der Mitarbeiter durch sein Rauchen nicht das Eigentum des Arbeitgebers beeinträchtigen oder beschädigen. Wenn der Mitarbeiter während der Autofahrt rauchen möchte, steht es ihm frei, sich ein eigenes Auto zu kaufen. Für derartige Schäden haftet der Mitarbeiter nach allgemein zivilrechtlichen Grundsätzen auch bei Fahrlässigkeit in voller Höhe, § 276 Abs. 1 S. 1 BGB (LAG Köln vom 14.01.2025 – 7 Sla 175/24).

10. Praxishinweis

Bei Vereinbarungen zu Dienstwagen, ob nun in Form einer Dienstwagenklausel im Arbeitsvertrag oder eines eigenständigen Dienstwagenüberlassungsvertrages, handelt es sich regelmäßig um vorformulierte Vertragsbedingungen im Sinne von § 305 Abs. 1 BGB, die der AGB-Kontrolle unterliegen. Dies gilt auch für vertragliche Abreden über die Dienstwagennutzung, die vor dem 1. Januar 2002 geschlossen wurden (BAG vom 09.09.2003 – 9 AZR 574/02). Bei der Formulierung der formularvertraglichen Bestimmungen ist daher große Sorgfalt erforderlich. Dies gilt beispielsweise für die Vereinbarung von Widerrufsvorbehalten, z. B. im Zusammen mit der Freistellung nach Ausspruch einer Kündigung, in der Passivphase der Altersteilzeit, während eines Sabbaticals oder für andere Zeiten der Entgeltfortzahlung ohne Arbeitsleistung einschließlich mutterschutzrechtlicher Beschäftigungsverbote. Aber auch dann, wenn abweichend von den gesetzlichen Grundsätzen zur Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall der Dienstwagen dem Mitarbeiter nach Ablauf der sechswöchigen Entgeltfortzahlung weiterhin zur Privatnutzung verbleiben soll, muss dem Mitarbeiter klar und unmissverständlich ein Wahlrecht eingeräumt werden, ob er den Dienstwagen behält und im Innenverhältnis zum Arbeitgeber die Leasingraten trägt oder ihn zurückgibt.

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