Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetz vom 27.3.2024 sind die Regelungen von § 14 des Umsatzsteuergesetzes neu gefasst worden. Wesentlicher Kernpunkt wird die obligatorische Verwendung von elektronischen Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (inländische B2B Umsätze) sein. Das Bundesministerium der Finanzen hat nun endlich ein BMF-Schreiben zu den elektronischen Rechnungen im Entwurf erlassen. Unternehmer sollten sich hierbei frühzeitig mit der Einführung von elektronischen Rechnungen befassen. Auch wenn mit Sicherheit für die Unternehmer ein zusätzlicher Aufwand entsteht, bietet die Einführung der elektronischen Rechnung auch Chancen für Unternehmer.
Die E-Rechnung
1. Was heißt eigentlich E-Rechnung?
Ab den 01.01.2025 gibt es eine neue Definition dahingehend, was eine „elektronische Rechnung“ ist. Als „elektronische Rechnungen“ werden nur noch solche anerkannt, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet werden. Rechnungen auf Papier oder in anderen elektronischen Formaten (z.B. als PDF per E-Mail) gelten fortan als „sonstige Rechnungen“.
Das Europäische Komitee für Normung hat keine konkreten Technologievorgaben für E-Rechnungen gemacht. Das strukturierte elektronische Format der E-Rechnung ist also technologieoffen und kann im Prinzip individuell zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger vereinbart werden. Aus der E-Rechnung im vereinbarten Format müssen sich aber alle erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, das der EN 16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist. Das Bundesfinanzministerium hat immerhin klargestellt, dass die bislang genutzten Formate „ZUGFeRD“ (ab Version 2.0.1) und „XRechnung“ den Vorgaben der EN 16931 entsprechen. Allgemein bekannt sind E-Rechnungen vor allem in einem XML-Format.
2. Für wen gilt sie?
Die E-Rechnungspflicht gilt zunächst nur für sogenannte B2B-Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern – auch von Kleinunternehmern. Als im Inland ansässig gelten diejenigen Unternehmer, die ihren Sitz, ihren Ort der Geschäftsleitung, Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland haben oder eine inländische (am Umsatz beteiligte) umsatzsteuerliche Betriebsstätte unterhalten. Grundsätzlich gilt die E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze ab dem 01.01.2025.
Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind lediglich Kleinbetragsrechnungen (mit einem Gesamtbetrag bis 250 € inkl. Umsatzsteuer), Fahrausweise und Rechnungen an Verbraucher (B2C-Bereich).
Einen Hinweis an dieser Stelle: Sofern ein Vermieter im Rahmen der Vermietung zur Umsatzsteuer optiert hat, so fallen die Mieteinkünfte auch unter den Anwendungsbereich der Regelungen für E-Rechnungen.
3. Der Zeitplan für die Umsetzung der E-Rechnung
Bei der Einführung der E-Rechnung gibt es verschiedene Übergangsfristen in den kommenden Jahren.
Übergangsfristen für Rechnungsempfänger:
- Aus der Perspektive des Rechnungsempfänger, gibt es keine Übergangsfristen. Als Rechnungsempfänger muss man ab dem 01.01.2025 in der Lage sein E-Rechnungen zu empfangen und diese entsprechend auch zu verarbeiten bzw. lesbar für sich zu machen.
Übergangsfristen für Rechnungsaussteller:
- Zwischen dem 01.2025 und dem 31.12.2026 dürfen Sie für in diesem Zeitraum ausgeführte Umsätze weiterhin Papierrechnungen ausstellen. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben zulässig, allerdings muss der Rechnungsempfänger zustimmen.
- Vom 01.2027 bis zum 31.12.2027 gilt: Hat Ihr Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr die Grenze von 800.000 €
– nicht überschritten, dürfen Sie für im Jahr 2027 ausgeführte Umsätze weiterhin sonstige Rechnungen übermitteln (teils nur mit Zustimmung des Empfängers, s.o.);
– überschritten, dürfen Sie keine Papierrechnungen mehr ausstellen, wohl aber Rechnungen, die mittels EDI-Verfahren übermittelt werden, auch wenn keine Möglichkeit besteht, die erforderlichen Informationen zu extrahieren. - Ab dem 01.2028 müssen Sie die neuen Anforderungen an E-Rechnungen und deren Übermittlung dann in jedem Fall zwingend einhalten.
4. Die E-Rechnung – Ein weiterer Schritt zur Digitalisierung
Für Unternehmer wirkt die Einführung der E-Rechnung zunächst wie eine weitere bürokratische Hürde, die genommen werden muss. Gleichzeitig sollte die Einführung der E-Rechnung nicht bloß als lästige Pflicht angesehen werden. Viel mehr sollten man die Einführung der E-Rechnung als Chance nutzen, die Automatisierung und Digitalisierung der Finanzbuchhaltung voranzutreiben.
Für eine optimale Umsetzung der E-Rechnung im eigenen Unternehmen bedarf es einer Analyse des bestehenden und genutzten Ausgangsrechnungssystems. Eine frühzeitige Kontaktaufnahme mit dem Dienstleister, inwieweit dieser die Umstellung der E-Rechnungen unterstützt, ist frühzeitig durchzuführen. Unter Beachtung des Zeitplans für die Umsetzung der E-Rechnung sind jedoch zunächst die Mindestanforderungen (Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen) zu prüfen und entsprechend einzurichten.
Abschließend bleibt jedoch festzuhalten, dass die Einführung der E-Rechnung auch für die zukünftige Kommunikation mit der Finanzverwaltung von großer Bedeutung sein wird. Wie auch schon in vielen anderen europäischen Ländern bereits seit vielen Jahren der Fall ist, dass sämtliche Ausgangsrechnungen in digitaler Form der Finanzverwaltung vorliegen, wird die E-Rechnung auch die Grundlage für ein vergleichbares System in Deutschland sein. Umso wichtiger ist, die Einführung der E-Rechnung systematisch umzusetzen um entsprechend für das was dort noch kommt, gerüstet zu sein.
Selbstverständlich unterstützen wir unsere Mandanten sehr gerne bei der Einführung der E-Rechnung und den damit verbundenen offenen Fragestellungen.
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Friedrich Wille
Partner
Steuerberater
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