März 2024

Pflicht zur Registrierung von Kassensystemen bis zum 31. Juli 2025

Fachbeitrag

Steuerberatung
MultiFokus-Beratung

Die Pflicht zur Registrierung von Kassensystemen bis zum 31. Juli 2025 bezieht sich auf die Anforderungen der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), die zum Schutz vor Manipulationen an Kassensystemen eingeführt wurde. Die Umsetzung dieser Vorschriften hat weitreichende Konsequenzen für alle Unternehmen, die elektronische Kassensysteme verwenden, um ihre Transaktionen aufzuzeichnen. In diesem Artikel werden die notwendigen Schritte und Anforderungen erläutert.

1. Technische Sicherheitseinrichtungen (TSE)

Ab dem 01.01.2020 müssen alle elektronischen Kassensysteme mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Die TSE dient der Manipulationssicherheit der Kassendaten und sorgt dafür, dass alle Geschäftsvorfälle unveränderbar und lückenlos dokumentiert werden.

Die TSE besteht aus mehreren Komponenten:

Kryptografische Schutzvorrichtung: Diese sorgt dafür, dass jede Transaktion verschlüsselt und gegen Manipulationen geschützt wird.
Speicher: Die Transaktionsdaten werden auf einem sicheren Medium gespeichert.
Schnittstelle: Diese stellt sicher, dass die Daten nachträglich nicht verändert werden können und ermöglicht die Kommuni-kation mit der Finanzverwaltung.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Kassensysteme ab dem 31. Juli 2025 diese Sicherheitsanforderungen erfüllen, andernfalls
drohen Bußgelder.

2. Registrierung der Kassensysteme

Jedes Kassensystem, das mit einer TSE ausgestattet ist, muss bei der Zentralen Stelle der Finanzverwaltung registriert werden. Diese Registrierung dient der Überprüfung und Dokumentation, dass das Kassensystem ordnungsgemäß abgesichert ist.

Die Registrierung erfolgt online über ein Formular, das auf der Website des zuständigen Finanzamtes verfügbar ist. Der Vorgang der Registrierung umfasst folgende Schritte:

Angabe von Informationen zum verwendeten Kassensystem, einschließlich der TSE-Nummer und des Herstellers.
Einreichen der Zertifikate: Die TSE muss bei der Registrierung ein gültiges Zertifikat vorweisen, das die Integrität und Sicherheit des Systems bestätigt.

Frist: Die Registrierung muss bis spätestens 31. Juli 2025 erfolgen. Nach dieser Frist dürfen Kassensysteme ohne eine ordnungsgemäße
Registrierung und ohne TSE nicht mehr betrieben werden.

3. Zertifikate und Prüfprotokolle

TSE-Zertifikat: Jeder Anbieter von TSE muss sicherstellen, dass seine Lösung von einer akkreditierten Stelle zertifiziert wurde. Dies garantiert, dass die TSE den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Prüfprotokolle: Im Falle einer Überprüfung durch das Finanzamt müssen Unternehmen nachweisen können, dass ihre Kassensysteme die Vorgaben erfüllen. Hierzu müssen sie eine detaillierte Dokumentation der Transaktionsaufzeichnung
führen und regelmäßig überprüfen, ob die TSE ordnungsgemäß funktioniert.

4. Datenaufbewahrung und -sicherung

Alle erfassten Transaktionsdaten müssen gemäß der GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) für 10 Jahre
aufbewahrt werden. Sie müssen während dieser Zeit unveränderbar und lesbar bleiben.
Die Daten sind auf einem sicheren Medium zu speichern, das entweder lokal oder in der Cloud abgelegt werden kann.
Die Kassendaten müssen für eine eventuelle Betriebsprüfung
jederzeit zugänglich und lesbar sein.

5. Auswirkungen der Frist

Ab dem 1. Januar 2026 müssen alle Unternehmen nachweisen können, dass sie die Anforderungen der KassenSichV erfüllen, insbesondere in Bezug auf die Registrierung und TSE-Integration. Werden diese
Anforderungen nicht erfüllt, drohen Bußgelder oder eine Steuerprüfung, bei den Manipulationen am Kassensystem vermutet werden könnten.

Strafen: Die Strafen für das Nichteinhalten der Vorgaben
können hoch sein. Bei einer Nichtregistrierung der Kassen-
systeme nach der Frist oder einer fehlerhaften Installation der TSE drohen Bußgelder von bis zu 25.000 Euro.

6. Besondere Ausnahmen

Papierkassen: Falls ein Unternehmen kein elektronisches
Kassensystem verwendet und weiterhin mit einer klassischen Papierkasse arbeitet, ist die Regelung nicht anzuwenden.
Kleinunternehmerregelung: Kleinunternehmer, die unterhalb der Umsatzgrenzen der Kleinunternehmerregelung liegen, sind ebenfalls von der Pflicht zur Verwendung eines Kassensystems ausgeschlossen, es sei denn, sie führen elektronische Kassenführung durch.

7. Was ist zu tun, um die Frist zu wahren?

Frühzeitig handeln: Unternehmen sollten möglichst frühzeitig den Kontakt zu ihrem Kassensystemanbieter oder IT-Dienst-leister suchen, um die TSE zu installieren und die Kassensysteme zu registrieren.
Testphase einplanen: Vor der endgültigen Registrierung sollte die Funktionalität des Systems getestet werden, um sicher-
zustellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden.
Dokumentation bereitstellen: Alle Prozesse, die mit der Installation, Konfiguration und Registrierung der TSE zusammen-
hängen, sollten sorgfältig dokumentiert werden, um im Falle einer Prüfung alle erforderlichen Nachweise erbringen zu können.

8. Fazit

Die Pflicht zur Registrierung von Kassensystemen bis zum 31. Juli 2025 erfordert, dass alle Unternehmen, die elektronische Kassensysteme nutzen, diese bis zu diesem Datum mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausstatten und die Systeme ordnungs-
gemäß bei der Finanzverwaltung registrieren. Unternehmen sollten
sicherstellen, dass sie alle notwendigen Schritte rechtzeitig umsetzen, um Bußgelder zu vermeiden.

Als Steuerberater stehen wir Ihnen gerne zur Seite, um Sie bei dem
Prozess der Registrierung Ihrer Kassensysteme zu unterstützen.

Diese Übersicht bietet eine erste Orientierung, ersetzt jedoch keine
individuelle Beratung.

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Autor dieses Beitrags:

Yannick Huß
Steuerberater

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